Organizar nuestras tareas y obligaciones nos ayuda a optimizar nuestro trabajo. Por eso hoy quiero ayudarte con algunos consejos que te darán herramientas para aplicar:
- Seleccionar un día semanal: es importante que determines en tu semana un día especial para sentarte a organizar toda la semana entrante. En mi caso lo hago los viernes por la tarde, al finalizar mis obligaciones laborales. Y si alguna semana estoy con muchas cosas, probablemente lo hago el sábado o domingo. Idealmente se recomiendan los últimos días de la semana porque ya habrás avanzando con todos tus objetivos, y así será más fácil proyectar la semana entrante.
- Hacer un Brain Dump: ¿conoces este término? en ingles significa «vaciado de cabeza» y literalmente nos ayuda a vaciar nuestra cabeza con recordatorios que le obligamos hacer sin ningún motivo. ¿Por que no escribir en vez de «me tengo que acordar de hacer tal cosa»? te aseguro que esto va a bajar tu nivel de estrés. Porque pedirle a nuestro cerebro que se acuerde de hacer algo sin motivo alguno, no tiene sentido.. vas a comenzar a escribir en un papel todo lo que tenes pendiente. Extra tip: para administrar mejor esta técnica, podes escribir todos los pendientes por categorías de temas. Será más sencillo luego volcarlo en días concretos a realizar. Por ejemplo tus categorías podrían ser: clientes – redes sociales – producción – administrativo/contable – etc. Algunas semanas tendrás todas las categorías y otras solo algunas, pero podes ir armando las tuyas propias.
- Comenzar con la depuración: para este paso te recomiendo utilizar colores y que cada color tenga un objetivo en tu depuración. De la lista que anteriormente escribiste, vas a ir resaltando o marcando con un color en base a su grado de importancia y urgencia. Acá nos toca ser super honestos con nosotros mismos, porque tendemos a pensar que todo es importante y urgente. Eso realmente puede poner en riesgo toda nuestra organización, así que tomate tu tiempo para hacerlo correctamente. Comenza con las tareas urgentes, son aquellas que si no las haces, puede ocurrir algo en efecto que traiga consecuencias graves o difíciles para tu negocio. Todo lo que es urgente deberá ser mas prioritario y deberás colocarlo primero en tu semana (por ejemplo para hacer el lunes o martes). Luego podes seguir por las tareas importantes, que están atadas a objetivos a largo plazo u objetivos estratégicos, tal vez no tienen una fecha de entrega pero debes realizarlas para crecer y evolucionar tu marca. Finalmente quedarán las tareas que se podrán hacer si te queda tiempo libre o ya dejarlas planificadas para otras semanas de este mes o del mes próximo.
- La magia de la agenda: podes elegir el tipo de agenda que mas te guste, física o virtual. Es hora de ir volcando tus tareas en los días y horarios disponibles. Antes de comenzar a hacer esto, completa tu semana con todas las actividades que ya tienen un lugar en tu agenda, por ejemplo: eventos, turnos médicos, reuniones fijas, actividades físicas, etc. Y a continuación iremos colocando todas las tareas que coloreamos en el paso anterior según urgencia – importancia – ni urgentes ni importantes. Extra tip: podes armar días para agrupar ciertas tareas, por ejemplo si tenes muchas reuniones con clientes, podes definir que los martes y jueves serán días para coordinar ese tipo de reuniones, los miércoles serán días para tareas administrativas, y así sucesivamente.. lo ideal es que dejes el viernes o sábado (si es que es un día laboral) un poco «suelto» de agenda. Porque todo lo que no llegaste a hacer el resto de la semana, podrás hacerlo al finalizarla.
Ahora es momento de aplicar estos tips! y me encantaría que me cuentes cómo te salió 🙂
Te mando un beso,
Joy.
